Future Office: i corsi di beanTech, Microsoft e LEF per digitalizzare l’impresa

A dispetto del sentire comune, l’automazione e la digitalizzazione sono due concetti che non si applicano alla sola linea di produzione. Pensiamo ad esempio al lavoro d’ufficio, alle azioni che si ripetono alla scrivania in maniera quasi meccanica, procedure conformi a standard ben precisi. Se ci riflettiamo, possiamo distinguere fra attività reiterate, replicabili da chiunque, e quelle che qualificano il nostro lavoro, dove riusciamo a fare la differenza. Il monte ore che dedichiamo alle prime ha un peso specifico non indifferente: si tratta di tempo prezioso, che si potrebbe recuperare e reinvestire, a patto di rivoluzionare l’iter consolidato. Cosa succederebbe se ci riuscissimo?

Ristrutturare il modus operandi non è semplice, ne siamo consapevoli. Sono molti gli ostacoli da affrontare, insidie spesso nascoste nelle pieghe dell’abitudine e nel cono d’ombra dei pregiudizi. Come superarli? Operando una serie di cambiamenti virtuosi, puntando sull’innovazione e l’integrazione delle tecnologie già disponibili sul mercato. L’idea consiste nello snellire le pratiche consolidate, in un processo di rinnovamento continuo, basato sui principi del lean thinking. Si analizza l’iter nel suo complesso, allo scopo di valorizzare ciò che conta davvero, riducendo al minimo indispensabile – se non addirittura eliminando – il superfluo e le lungaggini.

I teorici del lean thinking suddividono le attività in tre categorie:

• attività a valore aggiunto: rientrano in questo insieme le attività che, nell’ottica del cliente, aumentano il valore del servizio. Il destinatario sarebbe disposto a pagare per simili implementazioni? Se la risposta è affermativa, ci siamo
• attività di supporto: sono quelle attività che agli occhi del cliente non aggiungono valore, ma sono necessarie per snellire l’iter e le procedure
• sprechi: sono le attività che agli occhi del cliente non aggiungono alcun valore e che non sono in alcun modo necessarie

Questi principi sono trattati all’interno di Future Office, il corso sulla digitalizzazione d’impresa realizzato da beanTech e LEF, in collaborazione con McKinsey e Microsoft.

Ma cosa si intende con automazione e digitalizzazione?

• l’automazione consiste nel delegare un’attività umana, a prescindere che sia ripetitiva o meno, a una macchina
• la digitalizzazione passa invece per la collaborazione fra gli utenti e la condivisione delle informazioni

Sono due temi interconnessi, indipendenti e complementari. Sembra quasi un paradosso, ma è così. Razionalizzare e standardizzare le operazioni più ripetitive non è facile, ma si può fare. In prima battuta, si suddivide il processo in settori, per poi analizzarne ogni frammento. Si interviene poi sugli anelli deboli della catena, cercando di capire quali sono i margini di miglioramento.

Ad esempio supponiamo di voler migliorare la produttività di una ditta di spedizioni. Ipotizziamo che prima di essere approvato, un ordine passi per diversi uffici. Ogni impiegato lo analizza nel dettaglio, compila il suo report cartaceo e lo inserisce nel faldone. Per quanto l’iter sia macchinoso, a suo modo funziona. E se qualcosa si inceppasse? E se uno dei documenti andasse smarrito, bloccando l’intero sistema? Un simile modus operandi è troppo farraginoso per risultare competitivo: ci sono troppe falle, le lungaggini e i tempi morti si sprecano. C’è un enorme margine di miglioramento, a patto che si apportino delle modifiche sostanziali, in ottica lean. Siamo sicuri che i documenti che compongono il faldone non si possano digitalizzare e condividere con uno strumento collaborativo, attivando delle opportune notifiche per chi li deve visionare? Si inizia così, partendo da ciò che è più evidente, per poi scendere nel particolare. Ogni processo è messo al setaccio, in maniera rigorosa, sottolineandone pro e contro. Si interviene su quest’ultimi, cercando di ridurne l’impatto sulla filiera.

Ritornando alla ditta di spedizioni, abbiamo intuito che v’è spazio per l’automazione. Il nostro obiettivo è quello di velocizzare ogni pratica, dalla compilazione fino all’archiviazione dei documenti. Quali sono gli strumenti su cui fare affidamento? Il nostro primo obiettivo è quello di evitare lo spreco e l’accumulo di carte, puntando sulla digitalizzazione. Per raggiungere questo traguardo, facciamo leva su PowerApps di Microsoft, strumento all’insegna della versatilità. Quali sono le attività a valore aggiunto che possiamo inserire nella filiera? I mille passaggi di consegne sono il vertice degli sprechi, è facile intuirlo: come ridurli al minimo indispensabile? E infine quali sono le attività di supporto che possiamo strutturare?

Se gli strumenti realizzati restano inutilizzati, l’innovazione risulta del tutto inefficace. L’abitudine è una comoda gabbia, perché in fondo le procedure ripetute fino allo sfinimento – per quanto frustranti possano essere – sono rassicuranti. Sono gli stessi dirigenti a dover dare il buon esempio, abbracciando fin da subito le novità. La formazione del personale contribuisce a far sì che il processo di rinnovamento non resti incompiuto. Così dicendo, ci ricolleghiamo a un punto sottolineato in precedenza: è fondamentale investire nel capitale umano, tenerlo sempre al centro del progetto. Trovare spazio fra i mille impegni per ragionare in ottica lean thinking non è facile, ce ne rendiamo conto. Vale la pena rifletterci, perché i benefici per l’azienda e il suo personale sono molteplici. Chi punta all’efficienza, investe nella serenità dei suoi collaboratori, il valore aggiunto per eccellenza. Le persone sono l’anima del business, il suo cuore pulsante.

I temi elencati sono stati sviluppati in un’apposita demo, realizzata da beanTech e basata su PowerApps, la tecnologia messa a disposizione da Microsoft, nostro partner d’elezione. Ve la illustriamo nel corso di Future Office, corso che alterna fasi di teoria a numerose sessioni pratiche, in modo che i concetti acquisiti vengano messi subito in opera con apposite simulazioni. I presenti in aula collaborano all’unisono, si scambiano idee e spunti, per giungere all’obiettivo comune. Al termine della giornata di formazione, i partecipanti prendono così coscienza dei processi interni alla propria azienda, ne possono individuare i punti di forza e le relative debolezze. E qui entrano in gioco i concetti di automazione e digitalizzazione, declinabili dal singolo in base alle sue esigenze.

Le prossime sessioni di Future Office sono previste per il 21 ottobre e il 12 dicembre: gli interessati possono iscriversi rispettivamente entro il 14 ottobre e il 5 dicembre. Le lezioni si svolgono nella sede di LEF, a San Vito al Tagliamento (PN), nell’arco di una giornata, con orario 09 – 18. Per saperne di più, non esitate a contattarci, siamo ben felici di rispondere a ogni vostra curiosità.