Intranet Aziendale: Definizione, Vantaggi e Soluzioni

In un contesto in cui le tradizionali modalità di lavoro vengono messe in discussione ogni giorno con nuove proposte come il remote working, orari flessibili e sharing di scrivanie, la intranet aziendale si inserisce come strumento che supporta le aziende nel mantenere buoni il senso di appartenenza, la collaborazione tra utenti e reparti e i livelli di sicurezza e scambio di informazioni.

Software intranet aziendale: definizione

Un sistema di intranet aziendale è una rete privata, sicura e disposizione solo dei collaboratori di un’organizzazione e/o (eventualmente) di poche figure selezionate ed esterne. Gli utenti possono quindi accedere ad un unico portale in cui trovare informazioni di ogni genere in modo facile e immediato, velocizzando la comunicazione e l’operatività quotidiana.

Essendo soluzioni altamente personalizzabili, sia in termini di estetica e colori a scelta, sia a livello di contenuti e sezioni inserite al loro interno, è possibile sfruttare le reti intranet anche come veicolo per aumentare il coinvolgimento dei collaboratori promuovendo aspetti come la brand identity e la cultura aziendale.

I vantaggi del creare una intranet

Come detto nei paragrafi precedenti, le intranet aziendali hanno come obiettivo principale il far “lavorare meglio” tutti i dipendenti dell’organizzazione a 360°, sarà poi la società specifica a declinare il portale nel modo più consono rispetto alle esigenze specifiche di quell’organizzazione. In linea generale, i principali punti di forza sono:

• digitalizzazione dei processi;
• riduzione dei costi, grazie alla presenza di flussi digitali e minori “colli di bottiglia” nell’operatività quotidiana;
• gestione più sicura delle informazioni e dei dati;
• miglioramento della produttività e della collaborazione.

Le sfide di un sito intranet aziendale

Come tutte le soluzioni digitali che si rispettino, appena inserite in azienda i portali intranet creano un po’ di scompiglio perché prevedono inevitabilmente un modo di lavorare differente rispetto a “come si è sempre fatto” e l’ottenimento di nuove competenze con tutte le sessioni di formazione che ne conseguono. Generalmente i punti critici delle aziende che hanno scelto o stanno scegliendo di inserire questa soluzione all’interno delle propria organizzazione sono:

• costo di sviluppo e set up iniziali da mettere a budget;
• revisione del piano di sicurezza informatica in essere;
• formazione ai dipendenti a seconda del ruolo e del livello di accessi messo a disposizione per ciascuno;
• mantenimento del portale;
• aggiornamento continuo dei contenuti.

Di positivo, c’è sicuramente il fatto che tutte queste “sfide” elencate qui sopra vengono superate nel giro di poco tempo grazie al fatto che, una volta superata la fase iniziale, gli utenti si abituano facilmente al nuovo metodo e difficilmente sono propensi a tornare indietro, rendendosi conto di quanto la qualità del proprio operato quotidiano in azienda migliori in modo drastico (in senso positivo).

Quali figure aziendali sono coinvolte nella creazione e mantenimento della intranet aziendale

Le soluzioni intranet vengono utilizzate da tutti i collaboratori di una realtà, godendo di tutte le funzionalità messe a disposizione. Ci sono però delle figure interne che sono più coinvolte da vicino nella creazione e nel mantenimento del portale. Quali sono? Vediamolo insieme:

• Ufficio IT. Ha a disposizione un portale unico da cui accedono tutti i dipendenti, facilitandogli il controllo dello scambio di dati e informazioni e riuscendo a mantenere più alti i livelli di sicurezza.
• Ufficio personale. Grazie alla intranet le figure HR possono migliorare il coinvolgimento dell’organico promuovendo iniziative, nuove convenzioni, nuovi corsi di formazione a seconda del reparto e condividere iniziative di welfare in essere
• Ufficio marketing. Può creare un portale che rispecchi appieno le linee guida dettate dalla brand identity aziendale. Tramite la intranet, velocizza anche la comunicazione con il reparto vendite e dirigenziale con l’intento di condividere la strategia comunicativa aziendale a tutti gli utenti.

Intranet aziendale: un po’ di storia

Nati negli anni 90, i primi software di intranet avevano come uniche funzioni quelle di caricamento e pubblicazione di informazioni e documenti, invio e ricezione di email o pubblicazione di grafici. In origine si poteva accedere ai portali solo tramite la rete aziendale, a differenza di oggi in cui è possibile fare log-in anche attraverso internet. Insomma, le prime soluzioni avevano diversi difetti e pochi strumenti, rendendone difficile l’utilizzo e la manutenzione (dovevano ad esempio essere inserite all’interno di un server a sé stante).

Per tutti i motivi qui sopra citati, le reti intranet non ebbero inizialmente molto successo. Con il passare del tempo, si è passati dalla versione 1.0 (degli anni 90) alla versione 2.0 (quella di oggi) in cui è davvero possibile creare delle piattaforme in grado di contenere tutti gli strumenti e i flussi operativi di un’organizzazione, agevolandone al 100 % la creazione di uno spazio digitale utile allo scambio e condivisione di informazione oltre che la crescita dell’azienda.

Intranet e extranet: quali sono le differenze?

La differenza tra intranet e extranet sta nel fatto che quest’ultima contempla anche l’accesso ad una cerchia ristretta di utenti esterni all’organizzazione. Non si tratta di una rete aperta a tutti gli effetti, resta comunque una rete privata, ma “aperta” anche a partner dell’azienda. Ad una extranet possono accedere collaboratori, fornitori, consulenti e clienti qualora dispongano degli accessi e delle autorizzazioni per farlo (ad esempio possono visionare solo alcune informazioni, documenti e normative a seconda del livello di sicurezza e autorizzazione impostato per ciascun utente esterno).

La soluzione di intranet aziendale di beanTech

beanTech, insieme al partner Beliven, ha pensato alla creazione di una intranet che sfrutti appieno le potenzialità del mondo Microsoft con tutte le funzionalità e le personalizzazioni messe a disposizione da WordPress.

I principali punti di forza della proposta sono:

• Demo gratuita. Mettiamo a disposizione di coloro che vogliono capire appieno le potenzialità dello strumento un ambiento di demo, dove testare con mano tutte le funzionalità.
• Consulenza UX/UI. Disponiamo di un team di esperti in grado di creare un portale il più ideale possibile rispetto alle esigenze di navigabilità e di brand identity della realtà specifica, per mettere a disposizione una soluzione che abbia tutto quello che vuoi tu dove lo vuoi tu.
• Costi certi. Non è necessario pagare una cifra per ciascun utente, il pacchetto è a corpo e capitalizzabile al 100%
• Cultura aziendale. Diminuisce drasticamente la disinformazione tra collaboratori e condivide vision, mission e scelte strategiche incentivando il senso di appartenenza.
• Sicurezza. E’ una soluzione solida e che garantisce livelli di sicurezza e GDPR compliant anche con normative geografiche internazionali.