Informativa sul trattamento dei dati personali
INFORMAZIONE IN SINTESI
Durante la serata verranno realizzati scatti fotografici e riprese video allo scopo di documentare l’evento e promuovere le attività istituzionali di beanTech. Le immagini di contesto della serata potranno essere pubblicate sui canali aziendali, quali sito web, social network, comunicazioni interne e materiali informativi.
Le fotografie personali potranno inoltre essere messe a disposizione dei partecipanti tramite la piattaforma GetPica. L’utilizzo di tale servizio è facoltativo e prevede il rilascio di uno specifico consenso direttamente sulla piattaforma.
Di seguito, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), beanTech S.r.l. fornisce le seguenti informazioni sul trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dell’evento:
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è beanTech S.r.l., C.F. e P. IVA 02175740303, con sede legale e operativa in via Ivrea 5, 33100 Udine (UD). Per informazioni o per esercitare i diritti descritti nella presente informativa è possibile scrivere a privacy@beantech.it.
2. Interessati e dati trattati
L’informativa riguarda clienti, fornitori, partner, ospiti, relatori e altri partecipanti all’evento. Possono essere trattati l’immagine, la voce, la gestualità e gli altri elementi personali eventualmente visibili o udibili nelle fotografie e nelle riprese.
3. Modalità di raccolta
Le immagini e le riprese sono acquisite durante l’evento da personale autorizzato e da fotografi o videomaker incaricati. Presso gli accessi e nelle aree interessate saranno presenti avvisi che richiamano questa informativa e indicano il recapito privacy.
4. Finalità, utilizzi e base giuridica
| Finalità | Dati/utilizzi | Base giuridica e garanzie |
| A.
Documentazione dell’evento e comunicazione aziendale
|
Le immagini e i video potranno essere utilizzati per:
|
Legittimo interesse di beanTech a documentare e comunicare la propria iniziativa aziendale, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. Le riprese sono realizzate secondo criteri di pertinenza e minimizzazione, privilegiando immagini di contesto e dell’evento. |
| B.
Distribuzione delle fotografie tramite piattaforma GetPica
|
Durante l’evento potrà essere disponibile il servizio GetPica per consentire ai partecipanti di individuare e scaricare le fotografie che li ritraggono. Tale servizio utilizza tecnologie di riconoscimento facciale basate sul confronto tra il selfie caricato dall’utente e le immagini presenti nella galleria dell’evento.
L’adesione al servizio è facoltativa. |
Consenso esplicito dell’interessato raccolto direttamente dal fornitore del servizio, al momento dell’iscrizione nella specifica applicazione |
5. Interesse legittimo perseguito
L’interesse perseguito da beanTech (Finalità A) consiste nel conservare memoria dell’evento aziendale, comunicarne lo svolgimento e le relative iniziative, valorizzare le relazioni con clienti, fornitori e partner e consentire ai partecipanti di accedere a una selezione dei materiali. Il trattamento è limitato ai contenuti pertinenti all’evento e deve essere effettuato tenendo conto delle ragionevoli aspettative dei partecipanti e dell’impatto sui loro diritti e libertà.
La partecipazione all’evento è libera.
L’utilizzo del servizio GetPica è facoltativo e richiede una scelta autonoma dell’interessato.
6. Conferimento dei dati e diritto di opposizione
Il conferimento dei dati mediante la presenza nelle aree interessate dalle riprese non costituisce un obbligo legale o contrattuale. La partecipazione all’evento non è subordinata alla disponibilità a essere ripresi. L’interessato può opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, scrivendo a privacy@beantech.it o rivolgendosi al personale presente all’evento. Ove possibile, beanTech adotterà misure organizzative e tecniche per evitare la ripresa, non selezionare il contenuto, oscurare l’immagine o rimuoverla dai canali sotto il proprio controllo.
7. Destinatari
Le immagini e i video potranno essere comunicati a:
- personale autorizzato di beanTech;
- fornitori incaricati della realizzazione dei servizi fotografici e video;
- fornitori di servizi digitali e di comunicazione;
- pubblico indistinto in caso di pubblicazione sul sito internet, social network aziendali o materiali promozionali.
Per il servizio GetPica, i dati saranno trattati anche dal relativo fornitore secondo quanto indicato nella propria informativa privacy, presente nell’app.
8. Tempi di conservazione
Le immagini e i video utilizzati per finalità di documentazione e comunicazione aziendale saranno conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità indicate e comunque secondo i criteri di archiviazione adottati da beanTech.
Per il servizio GetPica si applicano i tempi di conservazione indicati nell’informativa resa dal fornitore del servizio.
9. Sicurezza e modalità del trattamento
Il trattamento avviene con strumenti informatici e, ove necessario, cartacei, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. BeanTech adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, compresa la limitazione degli accessi ai soggetti autorizzati e il controllo dei materiali destinati alla pubblicazione o alla condivisione.
10. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità, ove applicabile. Per i trattamenti fondati sul legittimo interesse può esercitare il diritto di opposizione ai sensi dell’art. 21 GDPR. Le richieste possono essere inviate a privacy@beantech.it, fornendo gli elementi utili a individuare il materiale, quali data dell’evento, area, momento della ripresa o descrizione dell’immagine.
L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, tra cui:
- accesso ai dati;
- rettifica;
- cancellazione;
- limitazione del trattamento;
- opposizione al trattamento effettuato sulla base del legittimo interesse;
- reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.
11. Informazioni aggiuntive sul servizio GetPica
L’eventuale caricamento del selfie e l’utilizzo delle funzionalità di riconoscimento facciale avvengono nell’ambito di un trattamento autonomamente gestito tramite la piattaforma GetPica.
L’utilizzo del servizio è facoltativo e subordinato all’accettazione delle condizioni e dell’informativa privacy messe a disposizione dal relativo fornitore.
12. Reclamo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 GDPR, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.
13. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata qualora cambino le modalità del trattamento. La versione applicabile è quella resa disponibile in occasione dell’evento.