Cosa significa workforce management (WMF)? La gestione della forza lavoro grazie a strategie e software HR

In un mercato sempre più competitivo, dove le persone ritengono che il lavoro dei propri sogni non sia solo composto da una mera busta paga profumata, ma anche da tutta un’altra serie di agevolazioni ed iniziative che rendono la propria azienda più attrattiva di altre, è fondamentale dotarsi di una strategia HR che possa gestire il personale a 360°.

CHE COSA SIGNIFICA WORKFORCE MANAGEMENT (WFM)?

Per workforce management, o gestione della forza lavoro, si intende quell’insieme di sistemi che vengono a supporto del reparto risorse umane per semplificare la gestione HR in quelle attività time consuming, laboriose e ripetitive e che quindi portano via energie e tempo per analisi e idee innovative da proporre nella propria azienda.

Al suo interno, il WFM racchiude una serie di funzioni che hanno lo scopo di ottimizzare i processi attraverso sistemi digitali evoluti al fine di prendere delle decisioni strategiche sempre più basate sui dati e che possano in modo concreto portare al benessere dell’organizzazione oltre che del personale stesso.

QUALI SONO I VANTAGGI DI UNA BUONA STRATEGIA DI WORKFORCE MANAGEMENT

La base di partenza di tutte le buone strategie è sempre la fase di analisi dello stato iniziale della gestione a livello organizzativo, quali obiettivi porsi e in quanto tempo raggiungerli.

Una volta delineati questi primi punti fondamentali, si può partire con un buon piano di azione che possa comprendere una migliore gestione del personale, soprattutto quello talentuoso, un’ottimizzazione delle attività quotidiane in ambito HR e un monitoraggio delle stesse per efficientarle sempre di più.

In linea generale, i vantaggi che derivano da un piano strategico così strutturato sono:

• Allocazione del personale nei reparti necessari, avendo una visione d’insieme più puntuale su carichi e scarichi;
• Conoscenza approfondita della turnistica in termini di presenza, ferie-permessi e smartworking (dove presente);
• Creazione di piani formativi basati su necessità reali nel rapporto tra azienda e dipendente;
• Maggiore visibilità delle carriere più fragili e a rischio turnover;
• Maggiore competitività sul mercato grazie alla presenza di più risorse a valore aggiunto;

Per arrivare ad ottenere i punti qui sovra citati, è importante che la buona strategia delineata abbia a corredo tutta una serie di sistemi digitali che supporti l’azienda e venga anche incontro alle esigenze dei lavoratori, garantendo:

• un ambiente lavorativo unito e trasparente;
• un percorso in azienda coerente o migliorativo rispetto alle premesse in fase di assunzione;
• benefits e compensi adeguati rispetto al livello di produttività di ciascuno.

QUALI SONO LE PRINCIPALI SFIDE DEL WORKFORCE MANAGEMENT?

Le principali problematiche a cui vanno incontro i reparti risorse umane sono:

• Prestazioni delle risorse;
• Rilevazione ore, presenze e assenze;
• Difficoltà nell’attrarre talenti;
• Poca comunicazione con i collaboratori e mancanza di un piano formativo adeguato;
• Onboarding e offboarding non strutturati.

QUAL È IL RUOLO DEL WORKFORCE MANAGER (WF MANAGER)?

Le caratteristiche, in generale, che il workforce manager ha in ogni azienda sono quelle che riguardano sia il coordinamento di tutte le attività di gestione delle risorse umane sia tutti gli aspetti di ottimizzazione della produttività.

Per essere adatto a questo ruolo, il WF manager è una figura professionale che porta con sé anche altre (soft) skills come:

• Buone capacità comunicative con i collaboratori e con il management in modo da poter mediare le necessità di uno e dell’altro;
• Competenze informatiche che possano supportarlo nella gestione delle varie attività e nello scegliere gli strumenti che fanno più al caso dell’azienda in cui opera;
• Capacità organizzative. Questa figura ha continue interazioni con il proprio team, con i collaboratori aziendali e con la parte direzionale. Essendo un perno importante per l’organigramma aziendale, è di fondamentale importanza che sia una persona organizzata e che sappia trasmettere questa sua peculiarità anche all’interno.

I SOFTWARE DI WORKFORCE MANAGEMENT: UN AIUTO IMPORTANTE PER LA GESTIONE DELLA FORZA LAVORO

Come è facile intendere tra le righe di questo articolo, gestire la forza lavoro non è mai stato semplice. Lo è ancora meno oggi, dove si cerca di creare un ambiente aziendale che possa sempre più soddisfare le esigenze primarie dei propri collaboratori studiando strategie capaci anche di trovare e soprattutto trattenere i talenti.

Per essere più dinamici e al passo con i nuovi trend odierni, gli uffici del personale sono quindi “costretti” a cercare delle soluzioni digitali che possano essere di supporto nelle attività quotidiane da svolgere e che in alcuni casi possano suggerirgli anche degli spunti di sviluppo (ad esempio attingendo alle potenzialità dell’Intelligenza Artificiale).

CHE COSA PUÒ FARE BEANTECH IN AMBITO WORKFORCE MANAGEMENT?

beanTech ha sviluppato una soluzione di advanced analytics per il mondo HR in grado di semplificare le attività di workforce management grazie alla raccolta e all’analisi dei dati provenienti dai vari strumenti HR presenti in azienda.

In questo modo, il reparto risorse umane avrà uno strumento unico dove tenere sotto controllo aspetti come:

• Budget
• Piano ferie
• Valutazioni e autovalutazioni
• Retribuzioni
• Formazione
• Attività di rectruiting aperte (anche con agenzie esterne)

In aggiunta, la soluzione beanTech, ha prevista la funzionalità di Proactive HR; si tratta di un modello adattivo in grado di evidenziare parametri sospetti che possono indurre alla presenza di carriere fragili. Questa caratteristica diventa un supporto molto prezioso per gli uffici personale in quanto previene la fuori uscita di talenti, abbassa l’indice di turnover in azienda con consegue diminuzione dei costi di gestione del personale e delle attività di recruiting dovute a sostituzione.